Hóa đơn điện tử là cụm từ đã trở nên quen thuộc với các doanh nghiệp trong thời gian gần đây, tuy nhiên, các thuật ngữ liên quan như tra cứu hóa đơn gtgt, xuất hóa đơn, lập hóa đơn điện tử vẫn chưa thực sự gần gũi với người dùng. Hầu hết các kế toán tại các doanh nghiệp chưa triển khai sử dụng hóa đơn điện tử vẫn chưa hiểu rõ về bản chất của việc lập hóa đơn điện tử, mặc dù đây là khâu quan trọng nhất trong việc triển khai sử dụng hóa đơn điện tử.
Theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP của Chính phủ, hóa đơn điện tử có thể hiểu là loại hóa đơn được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do các tổ chức, doanh nghiệp bán hàng, cung cấp dịch vụ lập nên bằng các phương tiện điện tử.
Như vậy, khác với hóa đơn giấy có thể viết trực tiếp trên hóa đơn với hóa đơn điện tử, người dùng cần phải tạo lập hóa đơn trên phần mềm hóa đơn điện tử trên máy tính hoặc các thiết bị thông minh khác. Do vậy, người dùng cần phải hiểu rõ bản chất của việc tạo lập hóa đơn điện tử.
Căn cứ vào Điều 4, Nghị định 119/2018/NĐ-CP, lập hóa đơn điện tử có thể hiểu là nghiệp vụ mà người bán phải tiến hành khi bán hàng hóa hay cung cấp dịch vụ. Trước đây, theo quy định tại Thông tư 32/2011 thì việc lập hóa đơn điện tử chỉ bắt buộc đối với trường hợp giá trị bán hàng hóa, dịch vụ trên 200 nghìn đồng. Tuy nhiên, theo quy định mới thì việc lập hóa đơn là bắt buộc, không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, dịch vụ. Do đó các doanh nghiệp cũng cần hết sức lưu ý vấn đề này để có thể triển khai sử dụng được tốt nhất.
Việc lập hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế để giao cho người mua phải tuân theo định dạng chuẩn dữ liệu mà cơ quan thuế quy định và phải ghi đầy đủ nội dung hóa đơn theo quy định.
Với những trường hóa đơn điện tử được tạo lập từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế thì phải đảm bảo nguyên tắc sau:
-Nhận biết được hóa đơn in từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
– Hóa đơn lập không bắt buộc có chữ ký số của người mua
– Khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn được tạo lập từ máy tính tiền được xác định là khoản chi có đủ hóa đơn và các chứng từ hợp pháp khi đã xác định nghĩa vụ thuế.
NNT có thể dùng tài khoản nào để đăng nhập thuế điện tử eTax?
Các bước cần phải làm trước khi quyết toán thuế
Có thể rút ra kết luận rằng, việc lập hóa đơn điện tử cũng tương tự với khi lập hóa đơn giấy. Tức là bên bán bắt buộc phải thực hiện lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho bên mua, nhưng thay vì phương thức hóa đơn giấy như trước đây thì các kế toán sẽ cung cấp hóa đơn theo phương thức điện tử.
Theo quy định tại Thông tư 68 thì thời hạn bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử đang đến gần, do đó, đây cũng là thời điểm các doanh nghiệp gấp rút triển khai chuẩn bị thật kỹ các điều kiện về cơ sở hạ tầng, nguồn nhân lực, trong đó có việc nắm rõ các quy định về hóa đơn điện tử để có thể triển khai sử dụng một cách tốt nhất.
Với những chia sẻ trên đây, hy vọng đã giúp bạn đọc hiểu rõ hơn về việc lập hóa đơn điện tử và một số nguyên tắc khi tạo lập hóa đơn từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử đến cơ quan thuế. Chúc các doanh nghiệp triển khai sử dụng dễ dàng, nhanh chóng hóa đơn điện tử.